Lees de factuur die je kreeg. Verstuur er een die door de controle komt.

Lees wat je kreeg

Open een hybride ZUGFeRD- of Factur-X-PDF, of een XRechnung-, Peppol- of NLCIUS-XML, vanuit Bestanden of het deelmenu. Zie wie je factureert, hoe de btw is behandeld en wanneer de factuur vervalt. Dezelfde controle loopt over hun factuur: totalen die niet kloppen, een afzender zonder btw-nummer, een IBAN die zijn eigen controlecijfers niet haalt.

Counthall vergelijkt de IBAN van een leverancier met eerdere facturen die je hebt gearchiveerd. Een wijziging is een reden om de bankgegevens via een apart kanaal te bevestigen; het zegt niet of een factuur echt is of veilig te betalen.

Duikt een factuurnummer dat je al eerder archiveerde opnieuw op bij die leverancier, dan zegt Counthall wanneer je het archiveerde en of het totaal sindsdien is veranderd.

Is hun factuur degene die niet klopt, dan staat een bericht aan de afzender klaar, met de regel en het veld erin, om vanuit je eigen mailapp te versturen.

Controleer voordat je verstuurt

De nalevingscontrole toetst velden en totalen aan de ondersteunde EN 16931- en formaatregels. Een ontbrekende inkooporderreferentie, een onvolledig adres of een btw-nummer bij verlegde btw verschijnt met de regel en het veld dat je moet corrigeren. Een schone controle is geen garantie dat een ontvanger of portaal de factuur accepteert.

Bevindingen maken onderscheid tussen de factuurgegevens die de btw-regels verplicht stellen en routeringsdetails, zodat een ontbrekende inkooporderreferentie niet even dringend leest als een ontbrekend btw-nummer. Counthall bepaalt niet je fiscale behandeling.

Bewaar het waar je het kunt controleren

Geëxporteerde en ontvangen documenten gaan in één bewaar- archief, elk met een hash gekoppeld aan het vorige, met zijn bewaardatum. De integriteits- controle kan afwijkingen in die keten aanwijzen. Maak je eigen back-ups; dit is geen garantie voor wettelijke bewaring of herstel.

Op iOS controleert het back-upscherm de bereikbaarheid van iCloud en de herstelstatus. Op Android exporteer je een back-upbestand; Counthall leest het terug en vergelijkt de gedecodeerde records, archief inbegrepen.